議事録とは？作成する理由は？
議事録（ぎじろく）とは、会議や打ち合わせの内容を記録した文書のことです。
会議の内容を後から確認したり、参加できなかった人と共有したりするために欠かせない役割があります。
議事録を作成する主な理由として、以下の３つがあります。
議事録に書く内容
議事録は、一般的に以下の項目を書きます。
| 会議名 | 何の会議か一目でわかる名前（例：新商品Aの企画会議） |
| 日時 | 会議の開始・終了日時（2030年10月1日(火) 10：00～11：00） |
| 場所 | 開催された場所（第1会議室／オンライン） |
| 出席者 | 参加者の所属と氏名（役職順に並べる） |
| 議題 | 話し合うメインテーマ（例：来月の新商品キャンペーン内容について） |
| 議事内容 | 会議で話された主な内容や意見、決定に至るまでの流れなど |
| 決定事項 | 会議で最終的に決まった内容（採用した案、担当者、期限など） |
| 次回予定 | 次回の会議日時や、次回までにやるべき宿題内容など |
実際の議事録イメージ
| 会議名 | 年始キャンペーン会議 |
| 日時 | 2030年11月1日（金）10：00〜11：00 |
| 場所 | 第2会議室／オンライン（Zoom） |
| 出席者 | 山田部長、佐藤課長、田中、鈴木 |
| 議題 | 年始キャンペーンチラシの決定について |
| 議事内容 | ・広報担当より、キャンペーンチラシ案A・Bの提案があった。 ・A案はコスト的に予算を超える可能性がある。 ・B案はそのままSNS広告として連動活用可能である。 ・コストとSNS発信の観点からB案を採用する。 |
| 決定事項 | 年始キャンペーンのチラシデザインは「B案」を採用。 ・田中：B案を11月20日（水）までに発注する ・鈴木：11月末までにB案デザインのSNS投稿を行う |
| 次回予定 | 2030年12月10日（火）13：00〜14：00 （キャンペーン対象商品の確定） |
議事録作成のポイント
要点を簡潔に書く
会議中の会話をそのまま書くのではなく、内容を整理して短くまとめることが大切です。
会話すべてを記載する必要はなく、要点だけでOKです。
悪い例（ダラダラ）
社長が「来月はキャンペーンをしたい」と言って、営業部長が「チラシを作りましょう」と言って、広報担当が「SNSにも載せましょう」と話した。
良い例（要点まとめ）
・来月のキャンペーン実施を決定した。
・営業がチラシを作成する。
・広報がSNS投稿を行う。
文章は「ですます調」ではなく、「である調」で書くと、より簡潔な印象になります。
（例：「○○に決定した」「△△を再検討する」）
時系列・議題ごとに整理する
話の流れが飛んだり戻ったりしやすい会議では、議題ごとに区切って書くと読みやすくなります。
【議題１】キャンペーン内容について
・A案（割引クーポン配布）とB案（来店特典）を比較
・費用面を考慮し、B案を採用
・実施期間：12月1日〜12月31日
【議題２】広告媒体について
・チラシ作成を営業部が担当
・SNS広告は広報が担当
主語と内容をはっきり書く
「誰が」「いつまでに」「何をするのか」を明確に書くと、後から見ても分かりやすくなります。
【決定事項】
・営業担当：チラシデザイン案を11月10日までに提出する
・広報担当：SNS投稿内容を11月12日までに作成する
意見は事実ベースで書く
参加者から出た意見は、誰が・どんな趣旨で発言したのかを事実だけに絞ってまとめます。
感情的な言い回しや細かいやり取りは省いて、結論や主張が分かるように整理します。
（書き手の主観を含む表現は避けて、客観的な目線で書きます）
・Aさんが「〇〇のコスト増が課題である」と指摘。
・Bさんより「来期は△△の導入を検討すべき」との意見。
・Cさんから「□□の業務フローを見直す必要がある」との発言。
「主語（誰が）＋要点（何を言ったか）」の形式でまとめると、読みやすく、後から見返しても内容が伝わりやすくなります。
事前の準備をしておく
会議が始まる前に議事録作成の準備をしておくことで、作成の時間や心理的な負担を軽くすることができます。
以下の項目は会議前からほぼ確定しているため、事前に作成しておくと良いです。
- 会議名
- 日時
- 場所
- 出席者 ・議題
あとは、会議後でしか書けない以下の内容を書くだけです。
- 議事内容
- 決定事項
- 次回予定
このように、会議前と会議後で、議事録作成の負担を分散させることができます。
時間が経つと会議の内容を忘れたり曖昧になったりするので、
「議事内容・決定事項・次回予定」はできるだけ当日中に下書きしておくと、より正確な議事録を作成できます。
会議中のメモ取りのコツ
「5W1H」を意識する
会話の流れをメモしていくのではなく、
- いつ（When）
- どこで（Where）
- 誰が（Who）
- 何を（What）
- なぜ（Why）
- どのように（How）
という「5W1H」の事実に絞ってメモします。
「決定事項」と「意見」を区別する
メモした中で、決定事項や重要なタスクには星マーク（★）や丸印（◎）などを付けて目立たせると良いです。
後で議事録に清書する際に、どこが重要だったかすぐに分かります。
まとめ
議事録は、「その会議に出ていない人が読んでも、議論の内容や決定事項、次に何をすべきか（実行内容）が明確に分かる」ものである必要があります。
議事録を作成することになったら、事前に分かるところまで作成しておき、
会議での話し合いを「5W1Hの視点」と「要点をまとめる意識」でメモすることで、
作成の難易度も下がり、分かりやすい議事録を効率よく作成することができます。
